Bugün, 20 Ekim 2025 Pazartesi
Belediye’de Dijital Arsiv Dönemi
Esenler Belediyesi dijital arsiv sistemine geçiyor. 2 yil içinde belediyenin tüm birimlerinin, kurumlar arasi yazismalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortaminda yapilmasina imkân saglayan Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne (EBYS) geçmesi hedefleniyor.
Esenler Belediyesi Ruhsat ve Denetim Müdürlügü, kurumlar arasi yazismalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortaminda yapilmasina imkân saglayan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) hakkinda belediye personeline yönelik hizmet içi egitim semineri düzenledi. Esenler Belediyesi Toplanti Salonu’nda düzenlenen seminerde Marmara Üniversitesi Fen Edebiyat Fakültesi Ögretim Görevlisi Dr. Bahattin Yalçinkaya, “Dosyalama Usulleri, Birim Arsivi, Birim Arsivinden Kurum Arsivine Devir Islemleri ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi” konularinda bilgilendirmelerde bulundu. Seminere; Esenler Belediyesi Ruhsat ve Denetim Müdürü Nuh Dursun Ozan ve belediyenin arsiv biriminden sorumlu personeli katildi.
DIJITAL DÖNEM GELIYOR
Seminerde Dr. Bahattin Yalçinkaya, personele arsiv ve elektronik belge yönetim sisteminin kurumlardaki öneminden bahsederek; belge, doküman, belge yönetim sistemi ve standart dosya plani hakkinda ayrintili bilgiler verdi. E-imza ve dijital yazismalar konusuna deginen Yalçinkaya, yeni hazirlanmakta olan; tüm bilgileri ve e-imzayi içerisinde barindiran yeni kimlik kartlarini da örnek göstererek, “Artik insanlarin kamu kurumlarina gitmeden islemlerini halledebilecekleri bir dönem geliyor. Bunun için de kurumlarin kendi içerisinde gereken tüm hazirliklarini tamamlamasi gerekiyor” dedi. Yalçinkaya, belediyelerin arsiv sistemlerinde yenilik yapmasi gerektigini ve gerekli tüm evraklari dijitallestirilmesi gerektigini de aktardi.
2 YILDA TAMAMLANACAK
Seminerde konusan Esenler Belediyesi Ruhsat ve Denetim Müdürü Nuh Dursun Ozan da, Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne geçis sürecinde Esenler Belediyesi olarak yapacaklari çalismalardan söz etti. Müdürlük, müdürlük çalismalarin devam ettigini ve Esenler Belediyesi’nin kuruldugu 1994 yilindan bu yana tüm arsivin gözden geçirildigini dile getiren Ozan, “Öncelikle bu yillara ait evraklarin müdürlük bazinda envanter çikariliyor, arsivlenmesi gereken tüm evraklar ayristirilarak dijital ortama aliniyor. Hedefimiz 2 yil içinde belediyemizin tüm birimlerini dijital arsive kavusturmak” diye konustu. Arsiv görevlilerine büyük sorumluluk düstügünü vurgulayan Ozan, bu konudaki çalismalarin ve egitimlerin devam edecegini söyledi.
SISTEM NELER SAGLIYOR?
Esenler Belediyesi’nin de hizla geçis sürecinde oldugu Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile gerek kurum içi birimler arasi yazismalar gerekse diger kamu kurum ve kuruluslari ile olan dis yazismalarin bilgisayar ortaminda yapilmasi saglanarak; yazismalarin standartlasmasi, sevk, paraf ve onay sürelerinin kisaltilmasi, harcanan emek, zaman ve kirtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi ve yazismalarin saglikli bir sekilde arsivlenmesi hedefleniyor.
